FAX・紙の注文書を、Webの注文フォームに変える｜中小企業が小さく始める手順

1. FAXと紙の注文は、手間が見えにくい

取引先からFAXや紙で注文が届き、それを社内でパソコンに打ち直している会社は、まだ多くあります。1件ずつは小さな手間でも、積み重なると、毎日かなりの時間になります。

さらに、読み間違い、転記のミス、紛失といった、見えにくい問題も起きます。Webの注文フォームに変えると、これらを大きく減らせます。

2. 変えると良くなること、注意すること

最後の行が大切です。取引先にとっては、FAXのほうが楽な場合もあるため、無理に切り替えない進め方が必要です。

3. 小さく始める範囲の決め方

最初から全取引先を切り替えると、問い合わせが殺到して混乱します。次のように範囲を絞って始めましょう。

• 取引が多く、ITに慣れていそうな数社から始める
• 注文の内容が決まっている、定番の商品だけを対象にする
• FAXもしばらく併用し、切り替えの期限は決めすぎない

数社で使ってみて、分かりにくい欄、足りない項目を直してから広げると、失敗しにくくなります。

4. 注文フォームに入れる項目

フォームの項目は、今のFAX用紙から拾います。

FAX用紙にあって、実は誰も見ていない欄は、思い切って外すと、取引先の入力が楽になります。

5. 受け付けたあとの流れを決める

フォームを作るだけでは、半分です。受け付けた注文を、社内でどう扱うかも決めておく必要があります。

• 注文が届いたら、担当者にメールで知らせる
• 注文の一覧を、画面で確認できるようにする
• 確認が終わったら、取引先に自動で受付の連絡を送る
• 既存の販売管理ソフトがあれば、取り込み方を決める

既存の販売管理ソフトとの連携は、作る範囲が広がりやすい部分です。最初は、画面で確認して手で取り込む形でも十分です。

6. 取引先への案内のしかた

切り替えのお願いは、メリットを具体的に伝えると受け入れられやすくなります。

• 「FAXの送信が不要になり、夜でも注文できます」
• 「注文の内容を、すぐに確認の連絡でお返しします」
• 「使い方の説明書を、1枚で用意しました」

案内の紙は1枚にまとめ、電話での問い合わせにも対応できるようにしておきましょう。

Ill（イル）株式会社では、このような自社専用の受注の仕組みを、まず小さなMVPとしてお作りできます。標準規模は100万〜300万円（目安・約1〜2ヶ月）、それ以上は個別見積もりです。月額数万円からの継続保守プランもあります（条件は個別にご案内します）。

場面別：こんなときはどうする？

高齢の取引先が多いとき：無理に切り替えず、FAXの内容を社内で入力する形も併用しましょう。受け取ったFAXを、同じフォームに入力するだけでも、データはそろいます。

注文の内容が、毎回違うとき：定番の商品はフォーム、特別な依頼は自由記入の欄と分けると、混乱が少なくなります。

締め切り間際に、注文が集中するとき：受付の締め時間を画面に表示し、締め後は自動で案内を出す形にすると、問い合わせが減ります。

8. 用語かんたん解説

• 転記：書いてある内容を、別の場所へ書き写すこと
• 受注管理：届いた注文を、記録して追いかけること
• 併用：新旧のやり方を、しばらく並べて使うこと

まずは1週間分のFAXを数えて、何件あるかを確認してみましょう。

よくある質問