業務システムの入力項目は、紙とExcelから洗い出して決める｜中小企業の作る前の整理

1. 入力項目は、システムの「設計図」になる

業務システムを作るとき、最初に決めたいのが入力項目です。入力項目とは、画面に打ち込む欄のことです。たとえば、お客様の名前、電話番号、注文の数などです。

この項目が決まると、画面の数、データの置き場所、必要な機能が見えてきます。逆に、項目が曖昧なまま進めると、あとから「あの欄が足りない」と、作り直しになりがちです。

中小企業の担当者の方は、まず今の紙やExcelを机に並べるところから始めましょう。

2. 今の紙とExcelから、項目を拾う

新しく考えるより、今すでに使っている書類から拾うほうが、抜けが出にくくなります。

特に、現場のメモ書きには、本当に必要な項目が隠れています。担当者に聞いてみましょう。

3. 「必須」と「任意」に分ける

拾った項目を、全部必須にすると、入力が面倒になり、使われなくなります。次の基準で分けましょう。

最初は、必須を少なめにするのがコツです。使いながら、足りなければ追加できます。

4. 入力ミスを減らす工夫

入力項目の決め方で、ミスの数は大きく変わります。

• 自由に書く欄より、選ぶ形（プルダウン、ボタン）にする
• 日付や金額は、形式を決めて入力できる欄にする
• 同じ情報を二度書かせず、一度入れたら引き継ぐ
• 電話番号やメールは、形が正しいか自動で確認する

たとえば、都道府県を手入力にすると「東京」「東京都」「とうきょう」と、バラバラになります。選ぶ形にすれば、あとで集計しやすくなります。

5. 項目同士の関係を整理する

項目を並べたら、どれとどれが関連しているかを線でつなぎます。たとえば、「お客様」と「注文」は、1人のお客様が何回も注文します。

この関係を整理しておくと、開発会社が、データの持ち方を正しく設計できます。紙に丸と線を書くだけで構いません。

迷ったときは、「1つの欄に、2つの意味を入れていないか」を確認します。たとえば「住所と、電話番号」を1つの欄にすると、あとで分けるのが大変です。

6. 開発会社へ渡すときのまとめ方

整理した項目は、表にして渡します。次の5列があれば、見積もりの精度が上がります。

• 項目名
• 必須か任意か
• 入力のしかた（選ぶ、書く、日付など）
• 誰が入力するか
• 今はどこに書いているか

Ill（イル）株式会社では、整理の途中の段階からご相談いただけます。まずは小さな範囲をMVPとして10万〜100万円・数日〜数週間でお作りし、標準規模（100万〜300万円・目安約1〜2ヶ月）へ広げる進め方も可能です。

場面別：こんなときはどうする？

担当者によって、書き方がバラバラのとき：無理にそろえようとせず、まず今の書き方を並べます。同じ意味の項目を1つにまとめる作業が、整理の中心です。

昔の台帳に、使い道が分からない列があるとき：前任の担当者や、ベテランの人に聞いてみましょう。誰も分からなければ、最初のシステムには入れないと決めても構いません。

項目が多くて、画面が長くなるとき：よく使う項目だけを最初の画面に出し、残りは「詳細」に分けると、使いやすくなります。

8. 用語かんたん解説

• 入力項目：画面に情報を打ち込む、1つ1つの欄
• プルダウン：一覧から選ぶ形の入力欄
• 台帳：情報を一覧にして、記録しておく帳簿

項目が整理できると、見積もりも、画面のイメージも、ぐっと具体的になります。

よくある質問