作ったシステムの説明書と引き継ぎ資料を、納品時に必ずそろえる｜中小企業の備え

1. 資料がないと、いざというときに困る

システムを作ってもらったあと、数年たって担当者が退職し、誰も使い方を知らないという状況は珍しくありません。開発会社に頼もうにも、どの契約で、どんな仕組みか分からないと、話が進みません。

その備えが、説明書と引き継ぎ資料です。作った時点なら、記憶が新しく、費用も小さく済みます。

2. そろえておきたい3種類の資料

特に3番目のアカウントの一覧は、忘れやすい項目です。誰の名義で、どのサービスを契約しているかを必ず記録しましょう。

3. 使い方の説明書に入れる内容

使い方の説明書は、初めて使う人を想定して書いてもらいます。

長い説明書より、1つの作業が1ページで済む形が、実際に読まれます。

4. 仕組みの説明書に入れる内容

仕組みの説明書は、専門的になりますが、発注者が読んで理解できる部分も用意してもらいましょう。

• システム全体の絵（構成図）
• 使っている外部のサービスの一覧
• データの保管場所と、バックアップの方法
• 公開や更新の手順

開発会社を変えるときに、この資料があるかどうかで、引き継ぎの費用と期間が大きく変わります。

5. 依頼のしかた

説明書は、納品の直前に頼むと、後回しにされがちです。最初の打ち合わせの時点で、「納品物に含めてください」と伝えておきましょう。

• どんな資料が必要か、一覧にして伝える
• 資料の形式（PDF、画像つきの文書など）を決めておく
• 納品のときに、実際に読んで分かるかを確認する

資料の範囲は、ご依頼内容によって変わります。依頼の前に、含まれるかどうかを確認しておくと安心です。

6. 資料の保管と更新

資料は、作って終わりではありません。システムを直したら、資料も更新が必要です。

• 保管場所は、複数の人が見られる場所にする（個人のパソコンだけにしない）
• 更新の日付と誰が更新したかを記録する
• 年に1回は、今の内容と合っているか確認する

Ill（イル）株式会社では、納品物の内容を事前にご相談できます。標準規模は100万〜300万円（目安・約1〜2ヶ月）、それ以上は要件に応じて個別見積もりです。月額数万円からの継続保守プランもあります（条件は個別にご案内します）。

場面別：こんなときはどうする？

担当者が突然、退職するとき：後任に引き継ぐ時間が取れないことがあります。普段からアカウントの一覧だけでも、共有の場所に置いておけば、最低限の備えになります。

開発会社が、連絡できなくなったとき：資料があれば、別の会社に相談できます。自社が持っている情報を、先にそろえておきましょう。

外部のサービスを、自分の名義で契約していないとき：名義が開発会社になっていると、あとで移す手間がかかります。可能な限り、自社の名義で契約しておきましょう。

8. 用語かんたん解説

• 引き継ぎ：担当者や会社が代わっても、仕事が続くよう伝えること
• 構成図：システムの部品のつながりを、絵にしたもの
• バックアップ：データを守るための、予備の保存

まずは、今あるシステムの契約先を、一覧にしてみることから始めましょう。

よくある質問