見積書・請求書を自動で作る社内システム｜Excelの手作業を減らす作り方

この記事の結論

見積書や請求書は、商品と取引先のデータを一度登録しておけば、選ぶだけで自動で作れます。既製の会計サービスで足りるか、自社専用に作るかは、自社の書式や流れで決めます。小さく始めるなら、10万〜100万円（数日〜数週間）のMVPが目安です。

1. 書類づくりに、時間がかかっていませんか

見積書や請求書を、毎回Excelの雛形に打ち込んで作っている会社は多くあります。取引先の名前、商品、数量、金額を毎回入力するため、時間がかかり、入力ミスも起きやすい作業です。

この作業は、データを一度登録しておけば、選ぶだけで自動で作れるようになります。月末に集中して負担が大きい会社ほど、効果が出やすい作業です。

一度登録すれば、2回目からは入力が不要になります。これが自動化の大きな利点です。

理想的な流れは、次の4ステップです。

見積書から請求書への変換ができると、同じ内容を二度入力しなくて済みます。

見積書や請求書は、既製のクラウド会計サービスでも作れます。どちらが合うかは、次で考えます。

まず既製のサービスを試し、足りない部分だけを自社専用に補う考え方もあります。

書類には、守るべきルールがあります。システムを作るときは、あらかじめ確認しましょう。

税金や制度の細かい部分は、税理士などの専門家に確認してから決めましょう。

最初は、見積書だけ、または請求書だけに絞って始めましょう。取引先と商品のデータが貯まってから、もう一方へ広げます。

Ill（イル）株式会社では、このような自社専用の書類作成の仕組みを、MVPとして10万〜100万円・数日〜数週間の目安でご提案しています。標準規模は100万〜300万円（目安・約1〜2ヶ月）、それ以上は個別見積もりです。月額数万円からの継続保守プランもあります（条件は個別にご案内します）。

取引先ごとに、値引きの条件が違うとき：条件を取引先のデータに登録しておくと、書類を作るときに自動で反映されます。条件の一覧を先に作ることが準備になります。

消費税の計算で、端数の扱いに迷うとき：計算のルールを、先に決めて書面にしておきます。システムは決めたルール通りに動かせるので、人によるばらつきがなくなります。

月末に、書類が集中するとき：締め日ごとにまとめて作る機能があると、確認の時間が大きく減ります。

まずは、今月作った書類を1枚ずつ見直し、毎回同じ内容の部分を探してみましょう。

多くの場合、近い形で再現できます。書式を整理する機会にもなるので、取引先に見せている形を基準に決めましょう。

取り込める場合もありますが、形式がそろっていないと手間がかかります。まず今後の書類から始め、過去分は必要な範囲だけ移すのが現実的です。

最初はPDFで出力して、今のメールで送る形が簡単です。慣れてから、システムから直接送る機能を検討しましょう。

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