社内システムの権限は、「見る・直す・消す」の3段階で決める｜中小企業の基本

1. 権限が決まっていないと、何が困るか

社内システムを作ると、必ず出てくるのが「誰に、どこまで見せるか」という問題です。決めないまま作ると、次のような困りごとが起きます。

• 全員が全部の情報を見られて、見せたくない情報が見えてしまう
• 誰でも消せて、間違って消したときに戻せない
• あとから制限を付けようとすると、作り直しになる

権限は、作り始める前に決めておくのが、いちばん安く済みます。

2. 3段階で整理する

権限は、難しく考えず、次の3段階に分けます。

「消す」を、できる人は最小限にするのが基本です。間違いの影響がいちばん大きいからです。

3. 役割ごとの設定例

次に、会社の中の役割ごとに、3段階を当てはめます。

最初は、3つ程度の役割で十分です。細かく分けるほど、作る費用も、管理の手間も増えます。

4. 「見せない」ものを先に決める

権限を考えるときは、見せてはいけない情報から先に洗い出すと、決めやすくなります。

個人情報の扱いは、社内の規定や法令にも関わります。不安な場合は、専門家に確認しましょう。

5. 退職・異動のときの注意

人が入れ替わるときこそ、権限の見直しが必要です。

• 退職した人のアカウントを、すぐに停止できるようにする
• 異動した人の権限を、新しい役割に切り替える手順を決める
• 年に1回は、権限の一覧を見直す

「誰がログインできるか」の一覧を、担当者が確認できる画面があると安心です。

6. 開発会社に伝えるときのポイント

権限は、次の表にして伝えると、見積もりがぶれません。

• 役割の名前と、その人数
• 役割ごとの、見る・直す・消すの範囲
• 見せてはいけない情報の一覧
• 人が入れ替わるときの運用

Ill（イル）株式会社では、権限の整理からご相談いただけます。最初は少ない役割で小さく作り（10万〜100万円・数日〜数週間）、必要に応じて広げる進め方が可能です。標準規模は100万〜300万円（目安・約1〜2ヶ月）です。

場面別：こんなときはどうする？

社員数が少なく、全員が何でもやるとき：役割を分けすぎず、「全員が見る・直す、消すのは管理者だけ」のような、単純な形から始めましょう。

取引先にも、一部の画面を見せたいとき：社内の社員とは別の外部向けの役割を作り、見せる範囲を最小にします。

誰かが休みのとき、代わりの人が見る必要があるとき：一時的に権限を渡せる手順を決めておくと、共有のログインを避けられます。

8. 用語かんたん解説

• 権限：システムの中で、できることの範囲
• アカウント：システムを使うための、個人ごとの登録
• 閲覧：内容を、見ること

まずは、見せたくない情報を3つ書き出すところから始めましょう。

よくある質問