開発会社との打ち合わせの進め方｜事前準備と議事録で、認識のズレを防ぐ5つの習慣

この記事の結論

打ち合わせの成功は、事前の準備と、終わったあとの議事録で決まります。聞きたいことを3つに絞り、決まったことを当日中に文章で確認するだけで、認識のズレは大きく減ります。

1. 打ち合わせの目的を、先に決める

開発会社との打ち合わせは、何を決める場なのかを、先にはっきりさせておくことが大切です。目的が曖昧だと、話が広がるばかりで、結論が出ません。

毎回、次の3つを、開始前に共有しておきましょう。

習慣1：聞きたいことを、メモにしておく。当日は、緊張して忘れがちです。3つに絞って書いておきましょう。

習慣2：参考になる資料を、事前に送る。画面のイメージ、似たサービスの例、現在の業務の流れなどがあれば、前もって共有します。

専門用語が出たら、「それは、どういう意味ですか？」と、その場で聞きましょう。分からないまま進めると、あとで大きな食い違いになります。

聞くことは、恥ずかしくありません。良い開発会社ほど、丁寧に説明してくれます。説明が分かりにくい場合は、「たとえ話で教えてください」と頼んでみましょう。

打ち合わせの直後に、決まったことを、短い文章でまとめて、相手に送りましょう。

相手が返信で「はい」と答えれば、お互いの認識が合っている証拠になります。

相手の話が、早くて追いつけないとき：「今のところを、もう一度お願いします」と、遠慮なく頼みましょう。画面を共有してもらうと、理解しやすくなります。

その場で、決められないとき：無理に決めず、「いつまでに返事をするか」を決めて持ち帰りましょう。期限を決めておけば、開発が止まりません。

参加者が、多すぎるとき：決める人と、話を聞く人を分けましょう。人数が多いほど、結論が出にくくなります。

打ち合わせでは、目的を先に決め、終わったあとに、決まったことを文章で確認することが、認識のズレを防ぎます。

分からない言葉は、聞いて構いません。遠慮せず質問できる関係が、良い開発の土台になります。

打ち合わせで出た宿題は、一覧にして、毎回見直しましょう。期限と担当者が書いてあれば、抜け漏れが起きにくくなります。

Ill（イル）株式会社では、日本側で要件の整理と品質の確認を行い、オフショア（海外）の開発チームが実装する体制をとっています。打ち合わせの進め方も、ご要望に合わせてご相談いただけます。

開発の初期は、週に1回程度が目安です。慣れてきたら、短い確認を中心に、頻度を調整しましょう。

どちらが作っても構いません。大切なのは、決まったことを文章で確認することです。作る人を、最初に決めておきましょう。

「初めてなので、分かりやすい言葉でお願いします」と、最初に伝えておくと、質問しやすくなります。

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