中小企業の業務の棚卸し｜システム化の前に、作業を書き出して「作る範囲」を決める方法

1. 棚卸しは、システム化の最初の一歩

「業務をシステムにしたい」と思っても、何を、どこまで作るかが決まっていないと、見積もりも出せません。そこで役立つのが、業務の棚卸しです。

棚卸しとは、今やっている作業を書き出して、一覧にすることです。専門の知識は必要ありません。付せんや、表計算ソフトで十分です。

2. 書き出す項目

まずは、担当者ごとに、次の項目を書き出します。

完璧に書こうとしなくて大丈夫です。まずは、思いつく順に書いてみましょう。

3. 「時間がかかる作業」を見つける

書き出したら、頻度 × 時間で、一か月にかかる時間を計算します。

• 週10件 × 30分 ＝ 週5時間（月に約20時間）
• 毎日1回 × 10分 ＝ 月に約3時間

合計が大きい作業ほど、システム化の効果が大きい候補です。逆に、まれにしかやらない作業は、後回しで構いません。

4. システム化する順番の決め方

候補が出たら、次の2つの軸で、順番をつけてみましょう。

効果が大きく、作りやすいものから始めるのが基本です。最初から全部を作ろうとせず、小さく作って、使いながら広げていきましょう。

5. 場面別：こんなときはどうする？

担当者が、忙しくて書けないとき：聞き取りで進める方法もあります。30分ほど話を聞いて、こちらで表にまとめると、負担が減ります。

人によって、やり方が違うとき：無理にそろえようとせず、まずは違いをそのまま書き出しましょう。違いが見えるだけで、ミスや手間の原因が分かることもあります。

「全部が大事」と感じるとき：全員で、「もし1つだけ楽になるなら、どれか」を決めてみましょう。意見が集まる作業が、最初の候補です。

6. まとめと、用語かんたん解説

棚卸しは、今の作業を書き出して、手間と困りごとを見える形にすることです。時間とミスの数が分かれば、システム化する順番が、自然に決まります。

• 棚卸し：今あるものを、書き出して一覧にすること
• システム化：手作業を、パソコンやアプリで行えるようにすること
• MVP：必要な機能だけで作る、小さな最初の版

最初から、全部を変えようとしなくて大丈夫です。一つ変えて、効果を確かめる。その繰り返しが、確実な近道です。

7. 棚卸しのあと、外注するときの伝え方

棚卸しの表は、そのまま開発会社に見せられます。「この作業を減らしたい」と伝えるだけで、必要な機能と費用の見当がつきやすくなります。

Ill（イル）株式会社では、まず小さな範囲をMVPとして10万〜100万円・数日〜数週間で作る進め方をご提案しています。標準規模は100万〜300万円（目安・約1〜2ヶ月）、それ以上は個別見積もりです。棚卸しの段階からのご相談も可能です。

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