RFP（提案依頼書）の書き方｜IT知識ゼロでも開発会社に伝わる作り方

1. RFP（提案依頼書）とは、開発会社への「お願いの手紙」です

RFPは、開発会社に見積もりと提案をお願いするための書類です。難しい書類に聞こえますが、要は「何に困っていて、何を実現したいか」を書いた手紙です。

書き方に決まりはありません。専門用語や画面の細かい設計は不要です。むしろ、細かく指定しすぎると、開発会社が自由に工夫できず、費用が上がりやすくなります。

• 会社や事業の状況を知ってもらうための書類
• 各社の提案を、同じ条件で比べるための書類
• 発注する側の考えを整理するための書類

2. 書く前に決める3つのこと

1. いま困っていること

「問い合わせの管理が、メールと表計算ソフトに分かれていて、確認に時間がかかる」のように、日々の仕事で起きている困りごとを具体的に書きます。

2. 実現したいこと

「確認の手間を半分にしたい」「新しいサービスを、まず小さく試したい」など、最終的に得たい成果を一文で書きます。

3. 予算と時期

「最初は100万円以内で試したい」「3か月以内に使い始めたい」など、上限と期限を書きます。予算を伏せると、提案の幅が広がりすぎて、比べにくくなります。

3. A4用紙3枚の構成例

次の順番で、各項目を数行ずつ書けば、RFPとして十分に使えます。

1. 背景と目的：なぜ作りたいのか（会社の状況、事業のねらい）
2. いまのやり方：現在の業務の流れと、困っている点
3. 作りたいこと：「必ず必要なこと」と「あれば嬉しいこと」に分けて書く
4. 予算と時期：上限の金額、使い始めたい時期
5. 選ぶときの基準：価格、実績、連絡の取りやすさなど、何を重視するか

「必ず必要なこと」を3つ以内にしぼると、開発会社も提案しやすくなり、最初の費用を抑えやすくなります。

4. 書き方の例：問い合わせ管理を一つにまとめたい場合

いまのやり方：お客様からの問い合わせは、電話・メール・表計算ソフトの3か所に分かれており、担当者が転記しています。確認に1件あたり10分ほどかかっています。

実現したいこと：問い合わせを1か所で見られるようにして、確認の時間を半分にしたい。

必ず必要なこと：問い合わせの一覧、担当者の割り当て、対応状況の記録。あれば嬉しいこと：お客様への自動返信。

予算と時期：初期は100万円以内、3か月以内に使い始めたい。

このくらいの短さで構いません。足りない部分は、開発会社からの質問で補えます。

5. 提案が届いたら、価格だけで選ばない

提案が届いたら、金額の安さだけで決めないようにしましょう。こちらの困りごとを、きちんと理解した提案かを見ることが大切です。

• こちらの書いた「困りごと」に、答えた提案になっているか
• 分からない点を、質問で確かめてくれたか
• 最初に作る範囲と、あとから足す範囲が分かれているか
• 連絡が早く、説明が分かりやすいか

見積もりの内訳が「一式」だけの場合は、何にいくらかかるのかを、遠慮なく聞いてください。

6. よくある失敗と、避けるコツ

• 最初から、機能を詰め込みすぎる → 「必ず必要なこと」を3つ以内にする
• 専門用語で書こうとして、手が止まる → 普段の言葉で、困りごとだけ書く
• 予算を書かない → 上限だけでも書く
• 1社だけに依頼する → 2〜3社に同じRFPを送って比べる

完璧なRFPを目指さなくて大丈夫です。まず書いてみて、開発会社と話しながら直していくのが、いちばん早い進め方です。

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