この記事の結論
表計算ソフト（Excelなど）での管理に限界を感じたら、ブラウザで使えるWebシステムへの移行を考えるタイミングです。まず、いちばん困っている1つの業務だけをMVP（最小限の試作品）にすると、10万〜100万円・数日〜数週間で試せます。すべてを一度に置き換える必要はありません。
1. 表計算ソフトの管理が、限界になるサイン
表計算ソフトは、手軽で便利です。しかし、使う人や、データの量が増えると、次のような困りごとが出てきます。
- ファイルが何種類もあり、どれが最新か分からない
- 同時に開くと、他の人が編集できない
- 入力ミスや、数式の壊れに気づきにくい
- 誰が、いつ、何を変えたのか分からない
- 外出先のスマートフォンから、使いにくい
3つ以上に当てはまるなら、Webシステムへの移行を考える時期です。
2. Webシステムにすると、何が変わるのか
Webシステムは、ブラウザ（インターネットを見るアプリ）で使う仕組みです。データが一か所にまとまり、みんなが同じ最新の情報を見られます。
- 同時に、複数の人が使える
- 入力欄を決められるので、入力ミスが減る
- 変更の履歴が残る
- スマートフォンからも見られる
- 利用者ごとに、見せる情報を分けられる
3. 移行は、一部の業務から始めるのが安全です
すべての表を、一度にWebシステムへ移すのは、費用も時間もかかります。いちばん困っている1つの業務から始めましょう。
- いま使っている表を、すべて書き出す
- いちばん手間がかかっている業務を、1つ選ぶ
- その業務だけをWebシステムにして、1か月ほど使う
- 使いにくい点を直し、次の業務へ広げる
最初の試作品は、10万〜100万円・数日〜数週間で作れます。
4. 費用が高くなりやすいポイント
- いまの表の細かい計算を、すべて再現しようとする
- 使われていない項目まで、すべて移す
- 他のシステムとの連携を、最初から入れる
対策は、よく使う項目だけに絞って移すことです。使っていない項目は、あとで必要になったときに足せば間に合います。
5. 表計算ソフトと、併用してもよい場合
個人の簡単な計算や、一時的な集計は、表計算ソフトのままで構いません。みんなで共有するデータや、お客様の情報、お金に関わるデータから、Webシステムに移すのが効果的です。
中小企業の担当者の方も、新しい事業を始めたばかりの個人の方も、手間が大きい業務から順に置き換える考え方は同じです。
Webシステムへの移行の費用目安
移行の費用は、置き換える範囲によって変わります。他社の金額は、一般的な受託開発の目安です。
| 開発の規模 | 主な内容 | 他社の目安 | Ill（イル）株式会社 | 想定期間 |
|---|---|---|---|---|
| 1つの業務だけ移す | 一覧・検索・入力画面と、基本の権限管理 | 300万〜500万円 | 10万〜100万円 | 数日〜数週間 |
| 複数の業務を移す | 業務ごとの画面、帳票の出力、データの取り込み | 600万〜1,200万円 | 100万〜300万円（目安） | 約1〜2ヶ月 |
| 全社の仕組みとして移す | 他システムとの連携、細かな権限、大量のデータ | 1,500万〜3,000万円 | 個別見積もり | 要件により異なる |
今ある表の項目を整理してから見積もりをお願いすると、費用を抑えやすくなります。
よくある質問
いまのExcelの表を、そのままWebシステムにできますか？
多くの場合、できます。ただし、すべての項目と計算をそのまま移すと費用がふくらみます。よく使う項目に絞って、最初の版を作ることをおすすめします。
移行中も、いまの表を使い続けられますか？
はい。新しい仕組みを試している間は、いまの表と並行して使えます。慣れてから、切り替える方法が安全です。
パソコンが苦手な人でも、使えますか？
入力欄を、いまの表に近い形にすると、慣れやすくなります。画面を試作の段階で見てもらい、使いにくい点を直してから、本格的に作る進め方があります。
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